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現代社會在管理上已經比之前有了很明顯的進步，許多高效率的管理策略的實施讓企業的運行效率大大提升。當然，“工欲善其事必先利其器”，[敏感詞]的管理策略也是需要出色的硬件作為支持才可以得到體現的，幸運的是，如今各種管理系統的開發已經非常到位，而文檔管理系統更是其中的佼佼者。之前企業頭疼的問題就是對文件的管理，而如今就變得非常方便了。

減少接觸量

傳統模式下的人工文件管理存在一個很大的問題，那就是不管制定多么合理的管理策略和保護規則，文件的擴散還是很難徹底杜絕的。尤其是一些機密文件的泄露，對于公司的發展還是會有很大影響的。采用智能化的管理系統就可以大限度解決這個問題，因為它對文件擴散是會起到很大限制效果的，真正接觸文件的人會變得非常少。

安全檢驗

對于文件的保護需要體系化的內容作為支持，否則必然是會因為一些漏洞而造成疏忽的。文檔管理系統的出現就很好的解決了這個問題，通過對文件不同運行階段進行保護，能夠讓文件的管理效果達到做好。有了這樣的系統，文件只會和相關的人員接觸，其他人是無法看到文件內容的。尤其是電子簽名，信息管理權限這些內容的加入，更是讓普通的員工無法接觸到公司的隱秘文件。這樣對文件的保護效果就能做到[敏感詞]，不會輕易擴散。