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對很多大中企業來說，這兩年明顯的一個變化趨勢就是大家在辦公的時候對智能化的需求已經越來越高了。之前只是很簡單的要求，如今完善了很多，各種細節都比之前考據了很多。對于文件和檔案的管理自然也是其中的重點，文檔管理系統的使用已經非常頻繁了。從目前市場主流的內容來看，它主要是可以分成兩種類型的，適合不同規模的企業去使用。

集成式管理

主流的文件管理的系統如今主要包括兩種，分別是集成式管理和分布式管理兩種。前者是很容易理解的，它就是把所有的文件信息都存儲在一個地方，這樣無論是查詢還是取用的時候都會比較方便。這樣的存儲比較適合數據規模比較小的公司，小型企業或者是數據交換不是很頻繁的中型企業可以使用這種管理系統，它的好處是性價比較高，管理輕松。

分布式管理

不過如果是數據交換頻繁的大型企業，使用這樣的管理系統就會出現很多問題，首先是交換的效率會受到影響，其次是交換的過程中容易造成數據的混亂。因此大企業使用的文檔管理系統采取的多位分布式存儲的方式，這樣的配置我們的數據和文件會被存儲在不同的地方，調用的時候使用的規則也是不確定的。但是這樣的系統對于大公司的管理非常適合，能夠有效減少信息的泄露，不同部門在交換數據的時候也會方便很多，有效提升效率。